Keli pagrindiniai būdai, kaip įgyvendinti tapimo biuru be popieriaus viziją

Popierių naudojantis biuras yra neveiksmingas, nes atsiranda nereikalingos duomenų valdymo sumaišties, lėtėja visas verslo procesas, kur reikia bet kokia forma įgyvendinti tikslus. Tačiau daugelis organizacijų darbuotojų vis dar dirba taip: spokso į netvarkingą skaitmeninių dokumentų šūsnį, kelissyk nukeliauja iki kopijavimo aparato / skaitytuvo, perkelia failus į aplankus, sukuria kelis 

poaplankius ir stengiasi sukurti tokį turinį, kuris būtų suprantamas akcininkams, sprendimus priimantiems asmenims ir darbuotojams. Šis procesas nėra visiškai bepopierinis, tačiau, be abejo, reikalauja lėšų. „SharePoint“ padeda biurams visiškai atsisakyti popieriaus ir per kelias akimirkas automatizuoti darbo procesą.

Popierinis dokumentų patvirtinimo procesas yra gana ilgas. Vienas dokumentas gali keliauti iš aukšto į aukštą, į skyrius ir pas daugelį akcininkų. Jei dokumento tvirtintojas užvilkina procesą ,gali prireikti kelių skambučių ir elektroninių laiškų, norint nustatyti, pas ką yra dokumentas. „SharePoint Approval Workflow“ leidžia atsisakyti popierinių dokumentų ir sprendimus priimantys asmenys gali juos siųsti elektroniniu būdu. Jūs galite kontroliuoti ir stebėti visą patvirtinimo procesą, įskaitant paskyrimų ir priminimų automatizavimą, patvirtinimo statuso matomumą ir patvirtintų dokumentų archyvavimą auditui. Procesas užtrukdavo kelias dienas ar savaites, o dabar – tik kelias minutes ar valandas. Dėl to dokumentų patvirtinimas tampa standartizuotu verslo procesu, kurį galima kelis kartus pakartoti.

Integravus „Office 365“ programas, elektroniniai dokumentai sparčiai patenka į „SharePoint“ aplinką. Sukūrę įprastų dokumentų nuosavybės bibliotekas galėsite greitai surinkti blankus, pristatymus, sutartis bei kitus norimus failus ir juos nusiųsti reikiamiems žmonėms. Skaičiuokles, diagramas ir tekstinius dokumentus galite perkelti į failus, kuriuos sujungę su „ApprovalWorkflow“ pasirašysite akimirksniu.

Kas nutiko tam prieš dvejus metus parengtam dokumentui, kurį netikėtai prireikė surasti ir panaudoti per artimiausias dešimt minučių? Tikriausiai teks raustis aplankų spintelėje, patikrinti savo elektroninius laiškus ar naršyti poaplankių tinkle, apie kurio egzistavimą iki šiol net nežinojote. Dėl „SharePoint“ verslo paieškos galimybių šiuos dokumentus rasite (galėsite juos net redaguoti ir jais dalintis) per kelias sekundes. „SharePoint“ užtikrina tvarkingą įmonės dokumentų saugojimą ir informacijos apie juos teikimą. Be to, plečiantis jūsų dokumentų bibliotekai, plėsis ir „SharePoint“.
Dokumentiniam bendradarbiavimui paprastai reikia, kad keli autoriai ir redaktoriai pateiktų turinį ir atsiliepimus. Kartais prireikia, kad dokumentu būtų pasidalinta su klientais, pardavėjais ar partneriais, nepriklausančiais jūsų organizacijai. Tradiciškai tai tvarkoma spausdinant kopijas ar siunčiant priedus elektroniniu paštu, o dokumento savininkas privalo rankiniu būdu įvesti pakeitimus į vieną dokumentą. Naudodamiesi „SharePoint“ debesiu ar hibridiniu diegimu dokumentais galėsite dalintis su vidaus ir išorės naudotojais. Jei išorės gavėjai naudojasi „SharePoint“ arba turi „Microsoft“ paskyrą, jie gali turėti tiesioginę prieigą prie jūsų dokumento, tuo pačiu metu pateikti turinį ir grįžtamąjį ryšį. Bendradarbiavimas vyksta greičiau, o dokumento savininkui reikia dėti mažiau pastangų.
Jūsų kolegos viską spausdina, kad galėtų pasiimti į susitikimus ar peržiūrėti sėdėdami prie stalo? Kaip žiniatinklio sistema „SharePoint“ pasiekiamas įvairiomis sąsajomis – staliniais, nešiojamaisiais, planšetiniais kompiuteriais ir iš konferencijų šalių. Dokumentą skaityti pradėkite sėdėdami prie savo stalo, o baikite planšetiniame kompiuteryje susitikime. Susitikimo dalyviams vietoj spausdintos medžiagos siųskite nuorodas į darbotvarkes ir pristatymus. Galėsite turėti mažiau spausdintuvų ir papildomų produktų (popieriaus, rašalo, dažomųjų miltelių, palaikymo ir techninės priežiūros), taip sutaupysite savo organizacijos lėšas ir kartu veiksmingiau plėtosite verslą be popieriaus.
Suskaitmeninus dokumentų valdymą, daug lengviau stebėti ir pačius procesus. Kuriuo dokumentu remiamasi daugiausia? Kas yra geriausi jūsų turinio kūrėjai? Kurių dokumentų archyvų laikyti neverta? Jei naudojate popierių, tiksliai įvertinti jūsų turinio valdymo efektyvumą kone neįmanoma. „SharePoint“ jūsų biurui be popieriaus siūlo auditą ir analizę, padėsiančius sukurti ataskaitas, kurios atskleis, kaip toliau tobulinti procesą.
Naujiems darbuotojams samdyti ir naujoms paskyroms kurti reikia daug formų, kurias sudaro itin slapti duomenys. „SharePoint“ spartina šį procesą mažindamas bendrą dokumentacijos, reikalingos asmenims ir grupėms integruoti, kiekį. Esant galimybei, įmanoma sujungti dokumentus ir gauti skaitmeninius parašus „SharePoint“ aplinkoje, net gerokai automatizuoti integracijos procesą. Bet kokius blankus, polisus, procedūrų blankus ar žinynus galima laikyti sukurtoje bibliotekoje, atsisakant popierinių dokumentų, kuriuos peržiūrėti kartais užtrunka gana ilgai. Integracijos proceso metu sukaupti duomenys gali būti naudojami automatiškai paskirti užduotis ir atnaujinti susijusias sistemas, sumažinti praleistų veiksmų ir duomenų įvedimo klaidų riziką.

„SharePoint“ biuras be popieriaus

Verslo planas tampant bepopieriniu biuru yra naudingas. „PC ZONA“ gali suplanuoti „SharePoint“ įdiegimą, taip palaikydami jūsų biuro be popieriaus viziją ir padėdami sukurti procesus, automatizuosiančius turinio valdymą. Susisiekite su mumis šiandien, jei norite pagreitinti savo darbą, sutaupyti lėšų ir padidinti efektyvumą su „SharePoint“ tvarkoma aplinka nenaudojant popieriaus.